Inventário em cartório: requisitos, documentos e passo a passo.

Quando alguém falece deixando bens, a transferência do patrimônio aos herdeiros depende de inventário. Muita gente ainda associa essa palavra a anos de processo, e essa associação não é sem razão, pois o inventário judicial pode se arrastar por bastante tempo, especialmente quando há discussão entre os herdeiros ou pendências documentais.

Existe, porém, um caminho mais curto. Desde a Lei nº 11.441/2007, o inventário e a partilha podem ser feitos por escritura pública em cartório de notas, sem necessidade de homologação judicial. A escritura já serve como título hábil para o registro dos imóveis e para a transferência dos demais bens. O que era regra virou exceção. Hoje, na prática, o inventário judicial é o destino de quem não preenche os requisitos da via extrajudicial.

Quem pode fazer inventário em cartório?

As três condições abaixo precisam estar presentes ao mesmo tempo.

Todos os herdeiros maiores e capazes. Se há herdeiro menor de idade ou pessoa incapaz entre os interessados, a regra tradicional direciona o caso à via judicial, com participação do Ministério Público.

Consenso sobre a partilha. Não basta concordar que existe herança. Os herdeiros precisam concordar sobre como os bens serão divididos, quem fica com o quê e como as dívidas serão tratadas. Onde há litígio, não há escritura.

Ausência de testamento. É o requisito que gera mais dúvida hoje, porque a matéria tem sido flexibilizada por normas administrativas mais recentes em situações específicas. É um ponto que exige análise do caso concreto antes de qualquer promessa de prazo.

A lei também exige que as partes estejam assistidas por advogado, comum a todas ou um para cada uma. Isso não é formalidade: o tabelião não lavra a escritura sem essa assistência, e é o advogado que constrói a partilha, calcula quotas, avalia o regime de bens do falecido e antecipa o que o registro de imóveis vai cobrar depois.

Os documentos que pesam mais

A lista muda conforme o patrimônio, mas o ‘esqueleto’ é sempre assim:

Certidão de óbito, documentos pessoais do falecido e certidão de casamento com averbação, se houver
Documentos pessoais e comprovantes de estado civil de todos os herdeiros e seus cônjuges
Certidão de matrícula atualizada de cada imóvel, com as certidões de ônus e ações
Certidão negativa de tributos municipais de cada imóvel e certidão de regularidade fiscal do falecido
Comprovação dos bens móveis: extratos bancários, documentos de veículos, participações societárias, previdência
Declaração e comprovante de recolhimento do imposto de transmissão

O item que mais atrasa inventário na nossa experiência não é o imposto. É a matrícula. Imóvel com construção não averbada, área divergente da escritura, cadeia dominial interrompida ou financiamento não baixado transforma um procedimento de semanas em um trabalho de meses, porque a regularização precisa vir antes da partilha. Levantar a matrícula no primeiro dia, e não no último, é o que mais encurta o prazo total.

Passo a passo

Levantamento patrimonial. Identificação de todos os bens, direitos e dívidas do falecido, com a documentação de cada um.
Definição dos herdeiros e das quotas. Aqui entram o regime de bens do casamento, a existência de companheiro, doações feitas em vida e eventuais renúncias.
Apuração e recolhimento do imposto. A declaração é feita à Secretaria de Fazenda do estado, que valida os valores atribuídos aos bens. Alíquota, prazos e eventual desconto por antecipação seguem a legislação estadual.
Minuta da escritura. O advogado redige a partilha e submete ao tabelionato para conferência prévia.
Assinatura da escritura. Com documentação completa e imposto quitado, o ato costuma ser concluído em uma única sessão.
Registro e transferências. A escritura é levada ao registro de imóveis, ao Detran, aos bancos e aos demais órgãos, conforme o bem.

Prazo, custo e o risco de deixar para depois

O inventário deve ser aberto em prazo curto contado do falecimento. Perder esse prazo normalmente não impede o procedimento, mas gera multa sobre o imposto estadual, e esse valor cresce com o tempo.

Há um custo maior, e ele é menos visível. Enquanto não há inventário, o patrimônio fica travado. Não se vende, não se financia, não se dá em garantia, e o imóvel segue gerando IPTU, condomínio e manutenção sob o nome de quem já faleceu. Quando um dos herdeiros também falece antes da conclusão, o problema dobra: agora são dois inventários encadeados, com mais herdeiros na mesa e menos chance de consenso. A maioria dos inventários judiciais que recebemos começou como um inventário extrajudicial possível, adiado por anos.

Quando o caminho é a via judicial

Herdeiro menor ou incapaz, litígio entre os interessados, dúvida séria sobre a validade de um testamento ou de uma doação anterior, herdeiro desaparecido e patrimônio insuficiente para as dívidas são situações em que o processo judicial deixa de ser o pior cenário e passa a ser o instrumento adequado. Reconhecer isso cedo evita gastar meses tentando um consenso que não existe.

O erro que mais custa não é escolher a via errada. É começar sem diagnóstico: sem saber o que há de patrimônio, o que há de dívida e em que estado estão as matrículas.

Se você está diante de um inventário na família, já sabe em que situação estão as matrículas dos imóveis?